Car rental terms and conditions - 321 Rent a car Cluj

Transparency is one of our core values. That is why we want to be as clear as possible about your rights and obligations when you rent a car from us.

Please read the information below carefully, as it forms the basis of the car rental agreement.

1. The Booking Process

• You can book the car you want online at any time, or by phone (between 08:00 and 21:00).
• Once you complete and submit the online form, you will receive an email (within 12 hours at most) confirming the availability of the car and explaining the next steps to finalise your booking.
• After our team confirms availability, the car is held (reserved) for you for a maximum of 12 hours, during which you must send us the requested documents (photographs of your ID card / driving licence) for validation.

2. Prices, Deposit Payment and Payment

• The applicable prices are the transparent ones shown on the ratespage. You benefit from a ZERO Security Deposit, meaning you do not have to block any money on a card and we do not ask for a credit card when you collect the vehicle.
• Full payment (or payment of the balance, if you have already paid the advance) is made when you collect the vehicle, together with the signing of the agreement. We accept cash (RON, EURO, USD - calculated at the National Bank of Romania exchange rate of that day), debit/credit card or bank transfer.
  Important: If you choose to pay by bank card, it must be issued in your own name.
• Advance payment: To secure the booking, we ask for an advance payment of 150 Euro, with the remaining amount to be paid when you collect the car. If the total rental value is less than 150 Euro, the full amount is paid in advance and nothing further is due when you collect the car.
• Cancellation policy:
  • If you cancel at least 15 days before collection, we refund your advance payment (withholding only 30 Euro for banking and logistics fees).
  • If you cancel less than 15 days before collection, the advance payment will be withheld in full.

3. Your Obligations and Required Documents

When collecting the car, you must present (originals):

• Identity document (Identity Card) or valid passport;
• National or international driving licence, held for at least 3 years;

As a driver, you undertake to:

• Be aged between 25 and 65 years.
• Comply with road legislation and traffic rules.
• Not drive under the influence of alcohol, drugs or other prohibited substances.
• Not smoke inside the vehicle. Failure to comply with this rule, or returning the car excessively dirty inside, incurs a penalty fee of 100 Euro.
• Not transport pets. In order to maintain the highest hygiene standard for all our customers, pets are not allowed in our vehicles.
• Notify us immediately of any technical fault. Repairs at a garage are carried out exclusively with our prior agreement.

4. Included Insurance and Liability

All our cars include in the price: Third-party liability insurance (RCA), SCDW insurance (Collision Damage Waiver with Zero Excess), Theft insurance (Zero Excess), road tax vignette, seasonal tyres and the airport fee.

The SCDW insurance cover is cancelled and you are fully financially liable in the following situations:

• Use of the vehicle in areas or on roads that are not part of the public road network, on unpaved roads, on road sections or in areas where vehicle traffic is prohibited, or on roads that present an increased risk of damage to the vehicle.
• Leaving the scene of the accident, or failing to notify our team and the Police within 3 hours of the incident.
• Driving of the vehicle by an unauthorised person (one who is not listed on the agreement as an additional driver).
• Damage caused by improper, abusive or negligent use of the car (including damage to tyres or to the interior: upholstery, dashboard, seat covers).

In addition, you are financially liable for:

• Payment of traffic and parking fines received while using the car. If you settle the fine directly (on the spot) with the enforcement officers, no further charges apply. However, an administration fee of 50 Euro will be added EXCLUSIVELY in situations where you do not deal with the fine and our company receives an official notice from the Police requesting your identification details in order to issue the report and redirect the fine.
• In the event of a road incident (accident), a damage administration fee of 100 Euro is charged, required for handling the file with third parties and insurers.
  Important: This fee does not release you from your legal obligations in the event of an incident. You are still required to provide us with a full statement regarding the event, to complete the European Accident Statement form, or to obtain the Repair Authorisation and the Police Report, as applicable.

5. Collection, Return and Mileage Limits

• Fuel policy: The car is handed over with a full tank. The vehicle must be returned in the same condition (we recommend refuelling at the station nearest to the handover point). If the car is not returned with a full tank, you will pay the value of the missing quantity at market price, plus a fixed refuelling fee of 15 Euro.
• AdBlue policy (for diesel cars): Vehicles are handed over with a full AdBlue tank. When returning the car you do NOT need to refill the AdBlue. The exception is where the dashboard warning light comes on during the rental (the range drops, limiting optimal operation); in this case, refilling becomes your responsibility so that you can continue your journey safely.
• Car washing: Cleaning of the vehicle (interior and exterior) is included in the rental price, so we do not ask you to return the car washed, as long as the interior is NOT excessively dirty or stained (in which case the penalty fee mentioned in section 3 applies).
• Airport Transfer: Collection and return take place at our office. If you arrive by plane, we offer you a FREE transfer from Cluj Airport to our office (just 2 minutes away). On return, our colleagues will take you quickly and free of charge back to the Airport.
  • Between 08:00 and 20:00 (Monday - Sunday): The service is free of charge.
  • Night schedule: For collections or returns outside this interval, a fee of 10 Euro applies. For full transparency, this fee is added automatically to the rental cost at the time of booking, so that you have nothing extra to pay on site.
• Please notify us at least 3 hours before returning the car (or one day in advance, if the return takes place between 03:00 and 08:00 in the morning).
• Mileage limit and exceeding it: If you choose a rate with an included mileage limit and you exceed this threshold, the cost will be recalculated by moving to the higher rate threshold (according to actual mileage). Any difference or additional cost generated by exceeding the included mileage is payable when the vehicle is returned. (The details and thresholds are clearly stated in the confirmation email.)
• Absolute mileage limit: The absolute maximum average permitted for any rental is 300 km/day. If you exceed this threshold, the value of one additional rental day will be invoiced for every extra 300 km driven, payable on return.

6. Additional Conditions and Fees

• Additional driver: You may add a second driver free of charge, subject to the same conditions regarding age and length of licence (3 years).
• Taking the car abroad: This is permitted only with our prior written agreement and involves additional costs (insurance extension, letter of authority, etc.). Please let us know at the time of booking or at least 3 days in advance, so that we can obtain the necessary approvals.
• Extending the agreement: Subject to vehicle availability, an extension is granted exclusively with our agreement, at least 24 hours before the current agreement expires.

Fees applicable in case of negligence:

• Loss of keys: You will pay exactly the value of the invoice issued by the official car dealership for ordering a new key and reprogramming the chip, plus the related logistics costs.
• Loss of the car documents: 100 Euro (representing the time and fees required to issue duplicates).
• Filling up with the wrong fuel: You will pay the full cost of towing, draining the tank, cleaning the system and repairing the engine (this serious negligence is not covered by the SCDW insurance).
• Damage to or loss of optional accessories: (e.g. seat covers, cables, child car seats) will incur a fee representing the full value of the product.

7. Processing of Personal Data (GDPR)

In order to provide you with our car rental services, we collect and process your personal data (name, contact details, information from your identity document / driving licence) strictly for the purpose of validating the booking and drawing up the agreement. We undertake to keep your data safe. For detailed information on how we handle this data and what rights you have, please consult our full page dedicated to the Processing of Personal Data (GDPR).

Termeni și condiții de închiriere auto - 321 Rent a car Cluj

Transparența este una dintre valorile noastre de bază. De aceea, dorim să fim cât se poate de clari în privința drepturilor și obligațiilor tale atunci când închiriezi o mașină de la noi.

Te rugăm să citești cu atenție informațiile de mai jos, deoarece ele reprezintă baza contractului de închiriere auto.

1. Procesul de Rezervare

• Poți rezerva mașina dorită online oricând sau telefonic (între orele 08:00 și 21:00).
• După ce completezi și trimiți formularul online, vei primi un email (în maxim 12 ore) prin care confirmăm disponibilitatea mașinii și îți explicăm pașii următori pentru finalizarea rezervării.
• După confirmarea disponibilității de către echipa noastră, mașina rămâne blocată (rezervată) pentru tine timp de maxim 12 ore, timp în care trebuie să ne trimiți documentele solicitate (fotografii act de identitate/permis) pentru validare.

2. Prețuri, Avans și Plată

• Prețurile aplicabile sunt cele transparente, afișate pe pagina de tarife. Beneficiezi de ZERO Depozit de Garanție, adică nu trebuie să blochezi niciun ban pe card și nu solicităm un card de credit la preluarea mașinii.
• Plata totală (sau plata diferenței, dacă ai achitat deja avansul) se face la preluarea autovehiculului, odată cu semnarea contractului. Acceptăm numerar (RON, EURO, USD - calculate la cursul BNR din ziua respectivă), card de debit/credit sau transfer bancar.
  Important: Dacă alegi să plătești cu cardul bancar, acesta trebuie să fie obligatoriu pe numele tău.
• Plata Avansului: Pentru securizarea rezervării, solicităm achitarea unui avans de 150 Euro, restul sumei urmând să fie achitat la ridicarea mașinii. Dacă valoarea totală a închirierii este mai mică de 150 Euro, se va achita suma integrală în avans, iar la ridicarea mașinii nu mai trebuie achitat nimic.
• Politica de anulare:
  • Dacă anulezi cu cel puțin 15 zile înainte de preluare, îți rambursăm avansul (reținând doar 30 Euro pentru comisioane bancare/logistice).
  • Dacă anulezi cu mai puțin de 15 zile înainte de preluare, avansul achitat va fi reținut integral.

3. Obligațiile tale și Acte Necesare

La preluarea mașinii, trebuie să prezinți (în original):

• Act de identitate (Carte de Identitate) sau pașaport valabil;
• Permis de conducere național sau internațional, cu o vechime de cel puțin 3 ani;

În calitate de șofer, te obligi să:

• Ai vârsta cuprinsă între 25 și 65 de ani.
• Respecți legislația rutieră și regulile de circulație.
• Nu conduci sub influența alcoolului, a drogurilor sau a altor substanțe interzise.
• Nu fumezi în interiorul autoturismului. Nerespectarea acestei reguli sau returnarea mașinii excesiv de murdară la interior atrage o taxă de penalizare de 100 Euro.
• Nu transporți animale de companie. Pentru a menține un standard maxim de igienă pentru toți clienții noștri, accesul cu animale de companie nu este permis în autoturismele noastre.
• Ne anunți imediat în cazul oricărei defecțiuni tehnice. Intervențiile în service se fac exclusiv cu acordul nostru prealabil.

4. Asigurări incluse și Responsabilități

Toate mașinile noastre au incluse în preț: Asigurare RCA, Asigurare SCDW (Casco cu Franșiză 0), Asigurare Furt (Franșiză 0), Rovinietă, anvelope de sezon și taxa de aeroport.

Acoperirea asigurării SCDW se anulează, iar tu ești responsabil financiar integral în următoarele situații:

• Utilizarea autovehiculului în zone sau pe drumuri care nu sunt cuprinse în rețeaua de drumuri publice, pe drumuri neamenajate, pe sectoare de drum sau în zone interzise circulației autovehiculelor ori pe drumuri care prezintă un risc crescut de avariere a autovehiculului.
• Părăsirea locului accidentului sau neanunțarea echipei noastre și a organelor de Poliție în maxim 3 ore de la incident.
• Conducerea autoturismului de către o persoană neautorizată (care nu este trecută pe contract ca șofer adițional).
• Daunele provocate prin folosirea necorespunzătoare, abuzivă sau neglijentă a mașinii (inclusiv daunele cauzate anvelopelor sau interiorului: tapițerie, bord, huse).

În plus, ești responsabil financiar pentru:

• Plata amenzilor de circulație/parcare primite în timpul utilizării mașinii. Dacă soluționezi amenda direct (pe loc) cu organele de control, nu se aplică alte taxe. Totuși, se va adăuga o taxă de administrare de 50 Euro EXCLUSIV în situațiile în care nu gestionezi amenda, iar compania noastră primește o înștiințare oficială de la Poliție pentru a furniza datele tale de identificare în vederea întocmirii procesului verbal și redirecționării amenzii.
• În cazul unui eveniment rutier (accident), se percepe o taxă de administrare a daunei de 100 Euro, necesară pentru gestionarea dosarului în relația cu terții și asiguratorii.
  Important: Această taxă nu te scutește de obligațiile legale ce îți revin în caz de incident. Ești în continuare obligat să ne oferi o declarație completă privind evenimentul, să completezi formularul de Constatare Amiabilă sau să obții Autorizația de Reparație și Procesul Verbal de la Poliție, după caz.

5. Preluare, Returnare și Limite de Kilometri

• Politica de combustibil: Mașina se predă cu plinul de combustibil făcut. Autoturismul trebuie returnat în aceleași condiții (recomandăm alimentarea la cea mai apropiată stație de locul predării). Dacă mașina nu este returnată cu plinul făcut, se va achita contravaloarea cantității lipsă la prețul pieței, la care se adaugă o taxă fixă de realimentare de 15 Euro.
• Politica AdBlue (pentru mașinile diesel): Autoturismele sunt predate cu rezervorul de AdBlue plin. La returnarea mașinii NU trebuie să realimentezi cu AdBlue. Excepție fac situațiile în care martorul de bord se aprinde pe parcursul închirierii (range-ul scade limitând funcționarea optimă); în acest caz, alimentarea devine responsabilitatea ta pentru a putea continua călătoria în siguranță.
• Spălarea auto: Curățarea autoturismului (interior și exterior) este inclusă în prețul închirierii, așadar nu îți cerem să returnezi mașina spălată, atâta timp cât interiorul NU este excesiv de murdar sau pătat (situație în care se va aplica taxa de penalizare menționată la secțiunea 3).
• Transfer Aeroport: Preluarea/Predarea se face la sediul nostru. Dacă sosești cu avionul, îți oferim transfer GRATUIT de la Aeroportul Cluj până la biroul nostru (aflat la doar 2 minute distanță). La returnare, colegii noștri te vor transfera rapid și gratuit înapoi la Aeroport.
  • Intervalul 08:00 - 20:00 (Luni - Duminică): Serviciul este gratuit.
  • Program de noapte: Pentru preluările sau predările în afara acestui interval, se aplică o taxă de 10 Euro. Pentru o transparență totală, această taxă se adaugă automat la costul închirierii în momentul rezervării, astfel încât să nu ai nimic suplimentar de achitat la locație.
• Te rugăm să ne anunți cu cel puțin 3 ore înainte de returnarea mașinii (sau cu o zi înainte, dacă returnarea are loc între 03:00 și 08:00 dimineața).
• Limita de kilometri și depășirea ei: Dacă optezi pentru un tarif cu limită de kilometri incluși și depășești acest prag, costul se va recalcula trecând la pragul tarifar superior (conform rulajului efectiv). Orice diferență sau cost suplimentar generat de depășirea kilometrilor incluși se va achita la returnarea autoturismului. (Detaliile și pragurile sunt notate clar în emailul de confirmare).
• Limita absolută de rulaj: Media maximă absolută admisă pentru orice închiriere este de 300 km/zi. Dacă depășești acest prag, se va factura contravaloarea unei zile suplimentare de închiriere pentru fiecare 300 km parcurși în plus, sumă plătibilă la returnare.

6. Condiții Suplimentare și Taxe

• Șofer adițional: Poți adăuga gratuit un al doilea șofer, respectând aceleași condiții de vârstă și vechime a permisului (3 ani).
• Ieșirea din țară: Este permisă doar cu acordul nostru scris prealabil și presupune costuri suplimentare (extindere asigurare, împuternicire, etc.). Te rugăm să ne anunți la momentul rezervării sau cu cel puțin 3 zile înainte, pentru a obține acordurile necesare.
• Prelungirea contractului: În limita disponibilității autovehiculului, prelungirea se face exclusiv cu acordul nostru, cu cel puțin 24 de ore înainte de expirarea contractului actual.

Taxe aplicabile în caz de neglijență:

• Pierderea cheilor: Se va achita exact contravaloarea facturii emise de reprezentanța auto oficială pentru comandarea unei chei noi și reprogramarea cipului, plus costurile logistice aferente.
• Pierderea documentelor mașinii: 100 Euro (reprezintă timpul și taxele necesare pentru eliberarea duplicatelor).
• Alimentarea cu combustibil greșit: Se va achita costul integral a tractării, golirii rezervorului, curățării instalației și reparațiilor la motor (această neglijență gravă nu este acoperită de asigurarea SCDW).
• Deteriorarea sau pierderea accesoriilor opționale: (ex: huse, cabluri, scaunele auto pentru copii) va atrage o taxă reprezentând contravaloarea integrală a produsului.

7. Prelucrarea Datelor Personale (GDPR)

Pentru a-ți putea oferi serviciile noastre de închiriere auto, colectăm și prelucrăm datele tale personale (nume, date de contact, informații din actul de identitate/permis) strict în scopul validării rezervării și întocmirii contractului. Ne luăm angajamentul să păstrăm datele tale în siguranță. Pentru informații detaliate despre cum gestionăm aceste date și ce drepturi ai, te rugăm să consulți pagina noastră completă dedicată Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (GDPR).